Una de las funciones más potentes de Notion es el trabajo colaborativo, donde dos o más personas comparten espacio de trabajo y pueden ver, editar, comentar y compartir contenidos. Esta pensado para trabajar con un equipo de personas ya sea una empresa o cualquier otro proyecto que necesite trabajo en equipo y a tiempo real.

Podemos trabajar en modo caborativo en cualquiera de los planes

Acceso al espacio de trabajo

Al hacer clic en Share (Compartir), también verá Share with Shared with «Nombre del espacio de trabajo» (Compartir con «Nombre del espacio de trabajo») en el menú desplegable. Esto te permite establecer un nivel básico de acceso para las personas en su espacio de trabajo.

• Si está Didabled (Desactivado), las personas no podrán ver las páginas a menos que hayan sido invitadas o formen parte de un grupo con acceso.
• Si está configurado en Full Access (Acceso completo), todos podrán compartir y editar cualquier página en su espacio de trabajo. Eso anula los permisos específicos de grupos o individuos.
• Si está configurado en Can View (Puede ver), se aplicará a todos, excepto a los individuos y grupos a los que otorgues específicamente más acceso.
• Básicamente, usa Shared with «Nombre del espacio de trabajo» (Compartir con «Nombre del espacio de trabajo») para establecer el nivel de permiso más bajo para todos. Para luego mediante los grupos poder asignar permisos granulares más específicos.

Permisos de Grupo

Debes tener en cuenta que solo los administradores del espacio de trabajo pueden crear o editar grupos. Dado que ese es el caso, esto es lo que debes hacer:

• Haz clic en Setting & Members (Configuración y miembros) en la parte superior de la barra lateral izquierda.
• Selecciona la pestaña Members (Miembros) en la barra lateral de esa ventana.
• Verá una lista de todos sus miembros. A la derecha del encabezado Members (Miembros), haz clic en Groups (Grupos).
• Haga clic en el botón Create a group (Crear un grupo). Nombra y elige un icono para tu grupo 👨‍💻
• Debajo de su nuevo grupo, haga clic en + Add members (Añadir miembros).
• Agrega tantos miembros como quieras a cualquier grupo.
• También puede hacer clic en Remove (Eliminar) a la derecha de cualquier miembro del grupo.

No se pueden agregar invitados a grupos de tu espacio de trabajo, solo a miembros.

• Puedes arrastrar y soltar a los miembros del grupo para ordenarlos a tu gusto. Simplemente haz clic en el icono ⋮⋮ que aparece al pasar el mouse y arrastra hacia arriba o hacia abajo.
• Para cambiar el nombre de un grupo o eliminarlo, haz clic en ••• a la derecha de su nombre.
• Siempre puedes buscar el nombre o el correo electrónico de alguien para ver en qué grupo pertenece.

Cambiar los niveles de acceso del grupo

Para cualquier página, elija qué grupos pueden leer, comentar, editar y compartir:

• Al hacer clic en Share (Compartir), verá todos los grupos creados en la lista desplegable. Active la palanca a la derecha de cualquier grupo para darle acceso a la página.
• Elija qué tipo de acceso le gustaría otorgar a ese grupo en el menú desplegable junto a la palanca:
  • Full Access (Acceso completo): Pueden editar y compartir la página.
  • Can Edit (Puede editar): Pueden editar el contenido de la página, pero no pueden compartir la página. (Esto solo está disponible en planes pagos).
  • Can Comment (Puede comentar): Solo pueden leer y comentar, no editar ni compartir.
  • Can View (Puede ver): Solo pueden leer el contenido y no pueden compartirlo.
  • Disabled (Desactivar): Revoca su acceso a la página.

• Puedes dar acceso a varios grupos en cualquier nivel en la misma página.
• Los permisos en cualquier página también se aplican a todas sus subpáginas.

Puedes deshabilitar el acceso para un grupo, pero aún así dar acceso a una página a los miembros individualmente de ese grupo haciendo clic en Share (Compartir) y luego en Add people (Agregar personas).

Usar acceso por niveles

Hay varias formas de utilizar combinaciones de grupos y niveles de acceso. A continuación, te presento algunos ejemplos:

Preguntas frecuentes